Aujourd’hui, l’automatisation n’est plus un luxe réservé aux grandes entreprises. Au contraire, elle est devenue incontournable, même pour les PME. Vous souhaitez guider vos prospects pas à pas, automatiser vos campagnes d’emailing ou simplifier l’onboarding de vos nouveaux clients ? Des workflows bien conçus vous font gagner un temps précieux chaque semaine. Et surtout, ils permettent à vos équipes de travailler plus sereinement, dans un véritable esprit collaboratif.
Mais quand on débute avec HubSpot CRM, une question revient toujours : vaut-il mieux partir d’une page blanche et tout construire soi-même, ou profiter des modèles déjà disponibles dans la plateforme ?
C’est exactement ce que nous allons explorer ensemble. Nous passerons en revue les avantages et les limites de chaque option, et nous verrons dans quels cas l’une ou l’autre sera la plus adaptée à vos besoins. Vous trouverez aussi des conseils pratiques pour choisir la bonne approche selon la taille de votre entreprise, vos ressources et vos objectifs.
Au fond, ce qui compte, c’est de trouver la solution qui vous fera gagner du temps… sans vous compliquer la vie.
1. Qu’est-ce qu’un workflow HubSpot ?
Un workflow HubSpot est une séquence d’actions automatisées qui se déclenchent en fonction d’événements ou de données spécifiques.
Quelques cas concrets :
- Envoyer un email de bienvenue dès qu’un nouveau prospect remplit un formulaire sur votre site ;
- Attribuer automatiquement un commercial lorsqu’un contact télécharge un guide ou un catalogue ;
- Rappeler à vos chargés de compte qu’un contrat arrive à échéance, pour éviter les oublis ;
- Planifier directement un rendez-vous dans votre calendrier HubSpot après une prise de contact.
L’objectif ? Vous faire gagner du temps en automatisant les tâches répétitives, tout en offrant à vos clients une communication fluide, personnalisée et toujours au bon moment.
👉 Pour un guide adapté aux débutants, consultez : « Workflow HubSpot : Le guide pour PME à la recherche du meilleur logiciel CRM »
2. Comment utiliser efficacement les modèles de workflows HubSpot
La plateforme propose des modèles de workflows préconçus pour les scénarios les plus courants en vente, campagnes marketing et service client (via le Service Hub). Plutôt que de partir d’une page blanche, vous pouvez lancer une structure déjà prête et l’adapter aux besoins de votre entreprise.
Exemples de modèles de workflows courants :
- Séquences de lead nurturing → envoi automatique d’une série d’emails lorsqu’un prospect télécharge une ressource ;
- Parcours d’onboarding client → accueillir vos nouveaux clients et améliorer leur expérience client dès les premières étapes ;
- Enquêtes de satisfaction client et NPS → recueillir l’avis de vos clients après un achat ou une interaction avec le service client ;
- Relance de paniers abandonnés (e-commerce) → rappeler aux visiteurs les articles laissés dans leur panier pour augmenter les conversions.
Ces modèles accélèrent la mise en place de vos processus et favorisent un suivi plus fluide dans votre pipeline de vente.
Pourquoi utiliser des modèles ?
Quand on est une petite équipe ou qu’on découvre HubSpot, les modèles de workflows HubSpot sont un vrai coup de pouce. Ils vous font gagner un temps fou lors de la configuration et limitent les risques d’erreurs. Tout est déjà prêt : les déclencheurs et les actions sont paramétrés selon les bonnes pratiques de HubSpot. Résultat ? Une expérience client améliorée dès le départ, et un workflow opérationnel en quelques minutes au lieu de plusieurs heures.
C’est simple, efficace, et ça vous évite de tout réinventer !
📌 Exemple
Une boutique e-commerce a lancé un workflow de relance panier abandonné en moins de 20 minutes grâce à un modèle HubSpot. En personnalisant simplement l’objet de l’email et l’appel à l’action dans sa campagne d’email marketing, elle a augmenté son taux de récupération de paniers de 12 % dès le premier mois, tout en renforçant la satisfaction client.
Comment adapter un modèle ?
Les modèles sont flexibles. Une fois le workflow activé, vous pouvez :
- modifier le contenu des emails pour refléter le ton et la voix de votre marque (utile aussi pour vos séquences de lead nurturing) ;
- ajuster le timing (par exemple, envoyer un rappel après 2 jours au lieu de 1) ;
- ajouter ou supprimer des étapes, comme la création automatique d’une tâche pour un commercial dans le pipeline de vente.
Cette souplesse fait des modèles un excellent point de départ : vous gagnez en rapidité et gardez le contrôle, sans avoir à affronter la courbe d’apprentissage plus complexe des workflows créés de zéro.
Quand privilégier les modèles ?
- Vous avez besoin de résultats rapides sans retarder vos campagnes marketing ;
- Votre processus correspond à un scénario business standard ;
- Vous disposez de peu de ressources techniques (par exemple via le Service Hub) et cherchez une option sûre et éprouvée.
3. Créer des workflows HubSpot de zéro
Quand votre entreprise a des besoins bien précis ou des processus plus complexes, créer un workflow HubSpot sur mesure peut vraiment changer la donne. Plutôt que de vous contenter de modèles tout prêts, vous gardez les rênes : vous définissez ce qui déclenche le workflow (les actions de vos clients, leurs interactions ou les données que vous collectez), et vous organisez l’enchaînement des étapes comme bon vous semble.
Résultat ? Des workflows qui s’adaptent parfaitement à votre façon de travailler et qui offrent à vos clients exactement l’expérience que vous voulez leur proposer. C’est comme disposer d’un outil taillé sur mesure pour votre activité.
Pourquoi créer un workflow de zéro ?
- Vous voulez garder un contrôle total sur chaque déclencheur, condition et action ;
- Vous avez besoin d’une logique avancée — par exemple, envoyer des messages personnalisés à vos clients VIP et des séquences adaptées à vos clients classiques ;
- Vous évoluez dans un secteur de niche où les modèles prédéfinis ne s’appliquent pas.
Exemple : Une entreprise SaaS a construit un processus de renouvellement sur mesure. Le workflow vérifie automatiquement le niveau de chaque client, envoie un rappel 30 jours avant l’échéance et oriente les clients VIP vers un chargé de compte pour un accompagnement personnalisé.
Avantages :
- Personnalisation illimitée ;
- Adapté précisément à vos processus ;
- Facile à faire évoluer au rythme de votre croissance.
Inconvénients :
- Courbe d’apprentissage plus exigeante ;
- Risque d’erreurs plus élevé si le workflow est mal conçu.
4. Workflows HubSpot : modèles ou sur mesure - comment décider ?
Il n’y a pas de réponse unique à la question « vaut-il mieux partir d’un modèle ou créer un workflow HubSpot de zéro ? ». Le bon choix dépend surtout de vos ressources, de vos objectifs et du niveau de complexité de vos processus.
Voici quelques facteurs clés à prendre en compte :
| Facteur | Modèles | Workflows sur mesure (de zéro) |
|---|---|---|
| Taille de l’équipe & expertise | Idéal pour les petites équipes ou les débutants avec peu de compétences techniques. | Parfait pour les équipes avancées, avec un administrateur dédié, le Service Hub, le Sales Hub ou un support IT. |
| Urgence | Mise en place rapide – vous pouvez lancer un workflow en quelques minutes. | Plus long à construire, mais mieux adapté à une stratégie de long terme, notamment pour vos campagnes marketing. |
| Complexité | Convient aux processus simples et linéaires (ex. email marketing, enquêtes de satisfaction client, suivi du service client). | Gère la logique avancée, avec plusieurs étapes, des scénarios conditionnels et une personnalisation du parcours client. |
| Scalabilité | Peut devoir être remplacé au fur et à mesure que votre entreprise grandit. | S’adapte parfaitement à la croissance et à l’évolution de vos équipes commerciales. |
| Tolérance au risque | Rentable : peu de temps de configuration nécessaire, tout en facilitant le suivi des performances de vos campagnes. | Risque plus élevé d’erreurs si le workflow n’est pas correctement testé. |
| Adéquation sectorielle | Fonctionne bien pour les scénarios standards, tous secteurs confondus. | Indispensable pour les secteurs de niche ou à forte exigence réglementaire. |
| Budget & ressources | Rentable : peu de temps de configuration nécessaire. | Peut demander plus de temps ou une supervision dédiée. |
Conseils pratiques
- Startups ou petites équipes → Les modèles vous apportent de la rapidité et de la fiabilité, sans alourdir votre charge de travail, tout en améliorant la satisfaction client.
- Entreprises en croissance → Les modèles couvrent bien vos besoins immédiats, notamment pour vos premières campagnes marketing, mais passer progressivement à des workflows créés de zéro vous garantit de pouvoir évoluer sans limites et d’accompagner vos équipes commerciales.
- Secteurs réglementés (finance, santé, juridique) → Les workflows sur mesure sont souvent indispensables pour respecter les exigences de conformité.
- Équipes avec un administrateur dédié → Construire vos workflows de zéro vous permet de créer des parcours uniques, parfaitement alignés avec vos processus internes et intégrés dans le Sales Hub ou le Service Hub.
En réalité, la plupart des entreprises combinent les deux approches : les modèles pour obtenir des résultats rapides, et les workflows personnalisés pour les processus qui font vraiment la différence dans l’expérience client et le parcours client.
5. Bonnes pratiques à adopter dans les deux cas
Que vous choisissiez de démarrer avec un modèle ou de créer un workflow HubSpot de zéro, appliquer certaines bonnes pratiques vous fera gagner du temps, éviter des erreurs et maximiser votre retour sur investissement, tout en améliorant l’expérience client.
I. Commencez petit, puis évoluez
Ne lancez pas dix workflows en même temps. Commencez par un processus à fort impact, comme une séquence de bienvenue ou un rappel de renouvellement. Ces actions simples contribuent directement à la satisfaction des clients. Une fois qu’il fonctionne sans accroc, vous pourrez étendre progressivement votre automatisation.
II. Testez avant de lancer
Utilisez des contacts de test et les outils de gestion des contacts dans HubSpot pour vérifier que les déclencheurs, les délais et les actions s’exécutent correctement. Cela vous évite les erreurs embarrassantes, comme envoyer le mauvais email ou inscrire un client dans deux séquences en parallèle.
III. Assignez une responsabilité claire
Chaque workflow doit avoir un responsable identifié. Ainsi, si quelque chose se casse ou que les résultats diminuent, vos équipes marketing ou commerciales savent exactement qui doit intervenir pour corriger et optimiser.
IV. Faites un audit chaque trimestre
Les workflows se multiplient rapidement. Prenez le temps de les revoir chaque trimestre : supprimez les versions obsolètes, éliminez les doublons et assurez-vous qu’ils restent alignés avec vos objectifs métiers et vos campagnes marketing actuelles. Cela évite la « prolifération » de workflows qui peut ralentir votre compte HubSpot.
V. Suivez les bons indicateurs
Le tableau de bord HubSpot facilite le suivi des performances et de métriques clés comme :
- le taux de conversion (prospect → client) ;
- la vitesse de progression des leads dans votre pipeline de vente ;
- le taux de renouvellement (pour les activités par abonnement).
Reliez toujours vos workflows à des résultats mesurables : c’est le meilleur moyen de démontrer leur ROI et leur impact sur la satisfaction client.
Optimisez en continu
Recueillez régulièrement les retours de vos équipes commerciales et de service client : ce sont elles qui voient le plus souvent où les workflows réussissent… et où ils échouent en pratique. Utilisez ces retours pour affiner vos règles, vos messages et vos délais, et appuyez-vous sur le suivi des performances pour mesurer l’impact réel.
Astuces bonus (Pro Tips)
- Définissez des critères de sortie → établissez des règles claires pour savoir quand un contact doit quitter un workflow afin d’éviter qu’il ne reste « coincé » ;
- Clonez avant de modifier → dupliquez toujours un workflow existant avant de faire des changements majeurs. Cela vous garantit une version de secours en cas de problème ;
Exploitez l’environnement sandbox HubSpot (si disponible) → testez vos workflows complexes dans un espace sécurisé avant de les mettre en production.
FAQ
Q : Puis-je commencer avec un modèle et le personnaliser ensuite ?
R : Oui. Les workflows HubSpot sont flexibles. Vous pouvez lancer un modèle, puis ajuster les déclencheurs, les actions ou les délais selon l’évolution de vos besoins.
Q : Ai-je besoin d’un abonnement payant HubSpot pour utiliser les workflows ?
R : Oui. Les workflows sont inclus à partir du Sales Hub Professional et au-delà. Les versions gratuites n’intègrent pas l’automatisation, mais vous pouvez tester les workflows avec un essai gratuit de 14 jours. Les fonctionnalités avancées (logique conditionnelle, déclencheurs personnalisés, séquences multi-étapes) nécessitent un abonnement Professional ou Enterprise.
Q : Qu’est-ce qui est le mieux pour débuter : créer un workflow de zéro ou utiliser un modèle ?
R : Les modèles. Ils apportent une structure et réduisent les erreurs de configuration, ce qui en fait une option idéale pour les petites équipes ou celles qui découvrent HubSpot.
Q : Combien de temps faut-il pour voir des résultats ?
R : La plupart des équipes constatent un gain de temps mesurable (moins de relances manuelles, par exemple) dès les 30 premiers jours. En un ou deux trimestres, les résultats s’élargissent généralement à de meilleurs taux de conversion, à une fidélisation renforcée et à une meilleure satisfaction client.
Conclusion
Choisir la bonne approche avec les workflows HubSpot
Les workflows figurent parmi les outils les plus puissants de HubSpot CRM. Ils permettent de gagner du temps, de rester cohérent et de faire évoluer votre activité en toute confiance, tout en optimisant vos campagnes marketing.
- Les modèles sont parfaits pour obtenir des résultats rapides.
- Les workflows créés de zéro conviennent mieux aux utilisateurs avancés ayant des processus plus complexes.
Dans les faits, la plupart des entreprises combinent les deux approches : commencer avec un modèle, mesurer l’impact, puis expérimenter des workflows sur mesure au fur et à mesure que vos besoins évoluent. C’est aussi la meilleure façon de maximiser votre retour sur investissement et d’améliorer durablement l’expérience client.
